Schon der bekannte Schriftsteller Franz Kafka hatte gewaltige Probleme mit der Ordnung auf seinem Schreibtisch. Er klagte über „wüste Haufen von Papieren und Akten hoch bedeckt“, von denen er nur das Oberste kenne und im unteren Stapel „bloß Fürchterliches“ ahne. Leider konnte er die Lösung seines Problems nicht mehr erleben, denn heute ist es möglich, dass uns die Ordner ihren Inhalt und Ihren Aufenthaltsort von selbst verraten!

Ein derartiges System hat zum Beispiel die Berliner Senatskanzlei für das Büro des Regierenden Bürgermeisters eingeführt. Dort werden alle Akten mit einem RFID-Chip und alle Arbeitsplätze und Regale mit einem Lesegerät versehen. Stellt ein Mitarbeiter eine Akte an einen anderen Platz, muss sie kurz über das dortige Lesegerät gehalten werden. So wird der neue Standort von bis zu 15 Ordnern gleichzeitig erfasst und in der Datenbank gespeichert. Bei einer späteren Suche kann man den genauen Ort dann auf einem Raumplan anzeigen lassen und die dazu hinterlegten elektronischen Daten wie gescannte Briefe, Bilder oder Diktate gleich mit abrufen. Langes Suchen gehört also der Vergangenheit an und die Mitarbeiter des Regierenden Bürgermeisters können ihre  Arbeitszeit wesentlich effektiver nutzen.